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hd1p #103 – pieza adicional en el puzzle (II)

"Asunto: hd1p #103 - pieza adicional en el puzzle (II)"

"Así que hoy sí venimos a hablar de lo que supone añadir una pieza adicional…a la empresa."

"Cuidado con la tontería porque es un momento perfecto para cabrear al personal."

Nota: Si recuerdas este asunto ya lo viste en el correo #068; en aquella ocasión me equivoqué y dejé el asunto de este correo en ese mail. Aquí está el mail que correspondía a aquel asunto.

 

Así que hoy sí venimos a hablar de lo que supone añadir una pieza adicional…a la empresa. Es la situación que sucede cuando se crea un nuevo equipo; o una nueva posición.

 

Y los retos que ello conlleva. En empresa pequeña, mediana…o grande.

 

Y no es que antes no existiera la posición/equipo. Es que esos trabajos estaban “cubiertos” de una manera o de otra por diferentes equipos o diferentes personas dentro de un equipo.

 

Pero la empresa va creciendo y es momento de darle suficiente importancia (y recursos) a esa labor para que haya una persona o un equipo dedicado a ello.

 

En nuestro caso nos ha sucedido recientemente con la relación con proveedores.

 

No es que antes no tuviésemos relación con ellos 😯. Tampoco quiere decir que no buscásemos proveedores o que no gestionásemos su carga de trabajo.

 

Pero estaba hecho de manera bastante informal. A veces no se hacía correctamente. Y en algunas actividades, tampoco estaba del todo claro quién se encargaba de qué.

 

Así que ahora viene lo divertido. Hay que introducir una pieza adicional en un puzzle que parecía que estaba completo.

 

Cuidado con la tontería porque es un momento perfecto para cabrear al personal. Con razón o sin razón. Eso dependerá en buena manera de cómo se gestione.

 

Porque hay personas que hacían cierta tarea (o tenían libertad para hacerla), y que ahora van a dejar de hacerlo (o de tenerla).

 

Y aún puede ser peor si esta nueva pieza introduce controles adicionales para uno o varios equipos. Que no deja de ser parte de la evolución natural de una compañía que va creciendo y profesionalizándose.

 

Pero de nuevo, hay que explicar las cosas lo mejor posible.

 

Analicemos nuestro caso sobre la posición de relación con proveedores.

 

Va a buscar proveedores de manera proactiva. Esto no tiene un gran riesgo. Pero también va a homologar a los proveedores nuevos (en línea con ISO, por cierto). Y esto quiere decir que un Jefe de Obra no puede llegar con “su electricista” de toda la vida y trabajar con él. Debe seguir el proceso establecido para su homologación (nota: tengamos un proceso ágil y práctico o frustraremos al equipo)

Esta persona también va a participar en el proceso de asignación de equipos de trabajo para cada obra. De forma que a nivel empresa tengamos mucho más equilibrado el reparto de la carga de trabajo. Y también incentivemos que los equipos roten entre jefes de obra. Este trabajo en conjunto debe suponer un beneficio para todos, pero es verdad que requiere de un esfuerzo mayor de coordinación entre departamentos

Finalmente esta persona va a introducir un proceso de evaluación con los proveedores (bidireccional). Supondrá algo de trabajo adicional para el equipo de obra y para los proveedores mismos (algo que por lo general no gusta en exceso). Ejecutado de manera eficiente debería aportar grandes beneficios con poco trabajo extra

Para cerrar…qué estamos haciendo para intentar que la transición sea suave

 

Clarificar y documentar las responsabilidades y conectarlas con los procesos (recuerda, llevamos unos meses documentando todo lo que hacemos)
Compartir estos cambios con el equipo. Haciendo un esfuerzo por mostrar las ventajas que suponen para el conjunto de la empresa (recuerda lo de “lavarse los dientes”)
Ahora nos toca revisar que los cambios se están implantando de manera positiva (y toca escuchar/hacer ajustes cuando sea necesario). Estamos en ello…

¿Has pasado por algo parecido y tienes alguna historia que contar?

 

PD: estamos en proceso de cerrar una “pieza de puzzle» adicional. No te cuento más para no estropearlo…espero en breve hablar de este tema (muy interesante, creo).

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