hd1p #104 – El mundo del reporting (ponte cómodo)

Es lunes. Ya sabes

Toca responder a un tema propuesto por un lector. Aquí va:

“El reporting. Sacaste una publicación sobre Reuniones que me encantó. ¿Por qué no una similar sobre reporting? Frecuencia, extensión, propósito… ¿Cómo lo ves?”

Lo veo…vamos al lío a ver qué podemos aportar.

Empezamos por compartir una definición de reporting para que todos tengamos lo mismo en la cabeza:

El reporting se refiere al proceso de recopilación de datos, su análisis para identificar patrones, tendencias y oportunidades de mejora y la posterior presentación de la información relevante y útil para ayudar a tomar decisiones y realizar un seguimiento de los resultados..

Lo segundo, vamos a intentar situar el reporting en el contexto de la empresa

• Tenemos nuestra empresa (hasta aquí fácil)
• Nuestra empresa tiene un conjunto de departamentos/áreas (deberíamos seguir en la zona “fácil”, aunque aquí a veces empezamos a tener un poco de lío)
• Cada departamento debe tener una meta principal, quizá un par de sub-metas (e.g., en Dosplanos “Producción” se encarga de la buena ejecución de las obras, entendiendo esto como obras entregadas en tiempo, calidad y margen)
• Esta meta deben traducirse en unos indicadores (KPIs en inglés o indicadores clave de desempeño; por ejemplo el porcentaje de obras que se entregan en tiempo)
• A esos KPIs se les debe de asociar unos objetivos (diarios, semanales….o anuales; en nuestro ejemplo, nuestro objetivo podría ser del 80%)

Un tema más, creo que nos falta conectar lo anterior con las personas y equipos

• Cada departamento lo lidera una persona y cuenta con un equipo de trabajo
• Tanto el manager como cada persona del equipo deben tener una descripción de puesto, con sus responsabilidades
• Esas responsabilidades conectan con la meta del listado anterior (punto 3)
• A partir de lo anterior, los indicadores con sus objetivos tienen una conexión con un responsable de los mismos (en general el manager del departamento)
• Lo siguiente es que dentro de ese equipo, el manager debe asignar su meta, indicadores y objetivos dentro del equipo
• Para terminar, es normal que estos indicadores con sus objetivos jueguen un papel en el esquema retributivo de los equipos (los incentivos)

Y ya para terminar (y cerrar el círculo), creo que debemos pensar cómo el reporting encaja en los puntos anteriores y se ejecuta de una manera práctica y efectiva

• El reporting debe estar alineado con las prioridades de la empresa. Y debe incorporar los indicadores que gestionan el desempeño de cada área
• La construcción del reporting debe ser práctica, construida sobre información veraz (calidad de los datos) y con unos procesos lo más eficientes posibles
• El reporting debe ser presentado a los responsables de cada departamento (y a sus superiores); con la mínima frecuencia que permita una toma de decisiones efectiva
• Es necesario cuidar la presentación, tanto su estructura como el formato para facilitar la lectura (e.g., como buena práctica, el gerente y responsables de área pueden recibir un resumen semanal en una página con los indicadores relevantes)
• El plus final ya es cuando no sólo uno presenta unos datos sino que además extrae las conclusiones e implicaciones de los mismos (esto ya es de nota)

¿Has llegado hasta aquí? Me doy cuenta de que este correo es peor que un bocadillo de magdalenas (no lo he probado eh, pero me imagino).

Vamos terminando…

Todo lo anterior es un poco académico y parece “obvio”, pero no lo es tanto. Y no lo es porque son un conjunto de piezas donde todas deben estar bien conectadas. Y son muchas.

Y los errores en su definición pueden ser muy peligrosos. Un par de ejemplos de lo que puede pasar si no lo hacemos bien

• Unos indicadores mal definidos pueden hacer que el equipo trabaje en otra dirección (están conectados con el esquema de incentivos, así que cuidado)
• O cuando un indicador es responsabilidad de múltiples personas…al final no es responsabilidad de ninguna (seguro que esto te ha pasado)
• Si la frecuencia del reporting no es suficiente, la toma de decisiones incurrirá en retrasos. Pero si es excesiva, tendrán lugar debates “inútiles” al contar con información insuficiente
• Unos objetivos equivocados pueden desmotivar al equipo…o arruinarte la empresa (piensa en el esquema de incentivos para el equipo comercial)
• Como la calidad de los datos sea mala (muy habitual con información manual), te puedes creer que eres Superman y en realidad eres el último de la fila…

Siento el “bocadillo” de hoy, aunque creo que es un tema muy interesante y espero que el correo le haya sido útil a alguien.

Yo volvería a este tema para profundizar en algunos de los puntos…

¿Estás conmigo o crees que hemos tenido magdalenas para todo el 2023?