Ha costado despertarse hoy, ¿no? Lo normal de los lunes…

Por aquí ya sabes cómo va la cosas. Lunes…correo de un lector sobre el que desarrollamos.

¿Qué hacer cuando un empleado con el que se finaliza la relación contractual se lleva información sensible vulnerando así la clausula de confidencialidad de su contrato?

A esta persona le pasó algo muy parecido lo que conté en el correo #049, sobre Genoveva (en nuestro caso se llevó los materiales -fotos y vídeos- que había desarrollado en su tiempo como empleada de Dosplanos).

Respondiendo a la pregunta, quizá queda poco margen de maniobra. Una posibilidad es hablar con el ex-empleado para buscar una negociación y así recuperar la información (nosotros lo intentamos sin éxito). Si no funciona, creo que el único plan B que nos queda es la vía legal…

Pero si os parece aprovechamos la pregunta para hablar sobre el tema de la salida de un empleado (en el correo sobre Genoveva dijimos que un día volveríamos, así que perfecto).

Para acotar un poco el tema, hablamos de situaciones en las que es el empleador el que toda la decisión de terminar el contrato. Y que la decisión se toma por motivos de desempeño del empleado en particular (no es una reducción de plantilla por problemas en la empresa).

Comparto debajo las fases del proceso y los puntos que veo clave en cada momento

1- Previo a la decisión: a estas alturas ya habrás oído aquello de que un despido nunca debe ser una sorpresa para un empleado. Aprovecho para repetirlo. ¿Qué quiere esto decir?

Quiere decir que con anterioridad a este momento, ya has tenido que haber tenido al menos una (a ser posible dos) conversaciones claras con el empleado indicando que el desempeño no es el esperado y que es necesario observar un cambio en un plazo determinado o de lo contrario la empresa tomará la decisión de terminar el contrato.

Voy a ser un poco pesado con esto (en mi experiencia, es un error muy habitual). Es crítico que la conversación sea clara:

“Ramiro, oye que todo va muy bien. Sí quería aprovechar para comentarte que hay que mejorar un poco la gestión de los clientes, que últimamente se están enfadando más de la cuenta. Lo trabajamos un poco más, ¿no?” – esto NO es claro.

“Ramiro, tenemos que hablar de los problemas que estamos teniendo en la relación con los clientes. Los problemas se repiten y este tema es una responsabilidad muy importante en tu posición. Vamos a trabajar esta situación los próximos tres meses, definiendo un plan de acción y vamos a concretar cómo te podemos ayudar. Necesitamos corregir este punto o no nos quedará otra alternativa en la empresa que terminar la relación contractual” – esto SÍ es claro (y además hablas sobre cómo apoyar al empleado en esta situación complicada).

¿No te gustan estas conversaciones? Te aguantas, es tu trabajo.

2- Sobre la decisión: ya hablamos en algún momento sobre la matriz desempeño vs. actitud. Y hablamos sobre el riesgo de mantener a personas en el equipo con un buen desempeño y una mala actitud (algún lector me contesto que esa era la definición de persona tóxica).

¿Se merece todo el mundo una segunda oportunidad? En general parece un buen consejo (puede haber excepciones para casos extremos, sin duda). Si la actitud del empleado es la correcta, hasta una tercera oportunidad puede ser merecida.

3- Planificación: en el momento en el que se empieza a pensar en la posible salida del empleado hay que empezar a planificar los pasos a dar.

Y a estas alturas llegamos tarde si decimos que es necesario hablar con tus abogados. Porque en realidad esto toca un poco antes. Toca cuando empiezas a pensar en la posibilidad de despedir a esta persona. Y que sean ellos quienes te asesoren acerca de la mejor manera de llevar el proceso (por ejemplo, la manera de documentar todo el proceso). Y de manera más amplia, la mejor manera de asegurar que el proceso se ajusta por completo a la legalidad.

Además de los temas legales, tienes que pensar en la forma de minimizar el impacto en tus clientes y en el resto del equipo. En el proceso para identificar un reemplazo (si corresponde). En la posible oferta de salida para esta persona. En asegurar que tienes toda la documentación que necesitas de esta persona. Y en cómo vas a bloquear el acceso a todos los sistemas de la empresa.

4- El día de la comunicación: es un día complicado para ambas partes. Y si la actitud del empleado ha sido positiva, lo normal es que lo pases realmente mal. Dicho esto toca avanzar con la decisión tomada

Piensa en la conversación que vas a tener. Se directo y conciso. No es el momento de dar explicaciones detalladas (como dijimos, no debe ser una sorpresa por lo que los detalles ya deben ser conocidos)
Asegúrate de que hay una persona (RRHH) acompañándote en la reunión
Revisa bien toda la documentación a presentar al empleado
Ten claro el proceso de comunicación al resto del equipo. De nuevo, sé claro en la comunicación para evitar confusiones

5- Tras la comunicación: volvemos al punto anterior relativo a actitud vs. desempeño. Y es que si la actitud del empleado ha sido positiva, parece justo ayudar a esta persona en la medida de lo posible.

¿Cartas de recomendaciones, conexiones con otras empresas? Es delicado, no vamos a mentir y crear un problema a un tercero. Pero pensemos en las fortalezas de esta persona porque bien puede ser que aunque no haya sido capaz de hacer su trabajo correctamente, en otra posición o incluso en una empresa con otra forma de trabajo, sí pueda tener un buen desempeño.

¿Crees que me he dejado algo? ¿Algún punto que en tu experiencia se pueda pensar de otra manera?

Mañana volvemos con temas más relajados.

No te olvides – ¡comparte un tema del que quieras que hablemos el próximos lunes!