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hd1p #137 – Cómo optimizar procesos y cómo no hacerlo

"Asunto: hd1p #137 - Cómo optimizar procesos y cómo no hacerlo"

"Como ya te he contado en los últimos días han pasado un par de cosas"

"Total que mi mente está estos días en modo “mejora de procesos” (sí, aún más de lo normal)."

Hoy volvemos al tema procesos. Que ya sé que aburre, pero a lo mejor así logramos ponerle un poco de atención al asunto.

 

Como ya te he contado en los últimos días han pasado un par de cosas

Fui a un evento en el que una de los ponentes dijo aquello de “antes de contratar, siempre pienso en optimizar los procesos”
La semana pasada y esta semana tenemos dos días de formación lean (recuerda, se lee lin, y esto no es un trabalenguas)

Total que mi mente está estos días en modo “mejora de procesos” (sí, aún más de lo normal).

 

Cuando pensamos en la mejora de procesos en Dosplanos, lo primero que habría que hacer es pensar en qué actividades pasamos el tiempo.

 

Y entender cuánto tiempo dedicamos a cada una. Por decirlo de otra forma, partir el 100% del tiempo de Dosplanos en los diferentes procesos/actividades a los que nos dedicamos.

 

Podemos pasar un mes haciendo estos análisis (es lo que haría un mal consultor). O ser un poco prácticos y darnos cuenta de que el 50% de la población de Dosplanos son jefes de obra. Así que vamos a empezar por ahí…

 

Lo siguiente sería analizar el día a día del jefe de obra. Y cuantificar el tiempo que dedica a cada actividad.

 

Algo como esto (simplificado):

20% en transporte entre obras
20% tiempo en obra revisando trabajos ejecutados
15% en comunicaciones (teléfono, email), con equipos, estudio y clientes
15% actualizando la información de la obra (finanzas, planning, otra documentación)
10% en las reuniones semanales de obra
5% en reuniones internas (1:1 con jefe de grupo, reunión semanal, …)
5% en tareas relacionadas con los pedidos
10% en otros temas varios

Y con el análisis anterior, ya podemos realizar un análisis más exhaustivo de cada actividad, identificar las «pérdidas del sistema» y plantearnos preguntas como…

Qué tareas se podrían centralizar (e.g., realizar los pedidos de materiales)
Qué tareas se podrían automatizar (e.g., transcribir unas notas de reunión a un documento)
¿Cómo podríamos reducir el transporte? (e.g., incorporando tecnología para reducir el número de visitas a las obras)
¿Cómo podríamos reducir el tiempo invertido en comunicar con los equipos? (e.g., mejor documentación inicial, formación a equipos, …)

Y más cosas así.

 

Hasta aquí un breve resumen sobre cómo nos planteamos mejorar los procesos en Dosplanos.

 

No digo que sea perfecto. Pero sí parece una forma bastante correcta para enfocar una mejora de procesos en la empresa.

 

¿Te acuerdas del asunto del email? Vamos con la segunda parte.

 

Con un mapa mental como el que te comparto anteriormente, debe de estar mi cerebro pensando todo el día en optimizar. Optimizar, optimizar, optimizar, …

 

Y el jueves pasado tenía dentista. Nada grave, no te preocupes. Una simple limpieza.

 

Pero como me pasa mucho últimamente, iba muy justo de tiempo (quiere esto decir que llegaba 15 minutos tarde). Y luego tenía que recoger a los niños que salían de karate (otro día hablamos con más tiempo de karate, ¿vale?).

 

Total,un poco de presión en el ambiente. Y mi cabeza pensando en optimizar procesos.

 

¿Qué puede surgir de todo esto?

 

La maravillosa idea de lavarme los dientes mientras conducía. Tenía la mochila en el asiento del conductor. Cepillo y pasta correctamente guardados en el bolsillo pequeño.

 

Y no te voy a engañar, tengo práctica conduciendo mientras hago multitasking (no es que esté orgulloso de ello, pero es la realidad).

 

Lo del lavado de dientes no lo había probado. Pero no podría ser mucho más complicado que mandar un audio de WhatsApp mientras pones el intermitente y limpias el parabrisas, ¿no?.

 

Pues lo dicho. Con la quinta marcha puesta, un lavado eficiente arriba y abajo, derecha e izquierda. Lo que se dice un lavado optimizado de dientes.

 

Peeeeero. Pero tenía una de esas pastas de dientes que te llenan la boca de espuma (hay otras que no lo hacen, ésta sí). Será el tema de la tostada de Murphy. O que soy imbécil.

 

Total, la boca llena de espuma. Sólo se me ocurrían dos opciones. Tragar o escupir.

 

Pensé en mi estómago y opté por la segunda.

 

Y aprendí que cuando vas a más de 70km/h y escupes con la boca llena de espuma, la mitad sale del coche, la mitad se queda en el coche…

 

Ya no más. Hoy aprendimos de procesos. Y aprendimos lo que no se debe de hacer en el coche (al menos, no a 70km/h…el que lo pruebe a 50-60km/h me confirma si sucede lo mismo).

 

Eso sí, llegué al dentista un poco tarde pero con unos dientes inmaculados.

 

Para terminar, si te hizo un poco de gracia (aunque sea poca), te toca compartir una experiencia tuya, cuando intentaste optimizar un proceso y te salió…regular!!

 

Y como no puede ser de otra forma, hemos incorporado un módulo a la mentoría que arranca en septiembre sobre buenas prácticas a la hora de lavarse los dientes 😁😁😁. Perdón, a la hora de mejorar procesos.

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